Damit die Ideen fliessen können: digitale Whiteboards

Der spontane, kreative Ideenaustausch ist ein Grundpfeiler für ein agiles, anpassungsfähiges Unternehmen. In der modernen, hybriden Arbeitswelt, bei der nicht immer alle Mitarbeitenden vor Ort sind, ist dieser schwieriger, aber längst nicht unmöglich. Kollaborative Whiteboards helfen verteilten Teams, effektiv zusammenzuarbeiten – vom ersten Brainstorming bis hin zur Planungs- und Ausarbeitungsphase. Eine gute Whiteboard-Lösung sollte unabhängig vom Rechner und der bevorzugten Eingabemethode (Maus, Touchdisplay, Eingabestifte) ein intuitives Anwendererlebnis bieten. Auf dieser Seite finden Sie einen Vergleich der vier verbreitetsten Plattformen und passende Hardware-Empfehlungen, damit Sie Ihre Kunden bei der Wahl der passenden Lösung kompetent beraten können.

Google Workspace oder Microsoft 365?

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Die Microsoft-Tools: OneNote und Whiteboard

Das marktdominierende Komplettpaket für digitale Zusammenarbeit ist Microsoft 365, dicht gefolgt von Google Workspace. Worin sich diese beiden Plattformen im Detail unterscheiden und für wen sich welche besser eignet finden Sie in dieser Gegenüberstellung. Microsoft liefert gleich zwei Tools mit interaktiver Whiteboard-Funktion: das noch relativ neue Microsoft Whiteboard und das schon länger etablierte Microsoft OneNote.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote ist eine umfassende Notiz- und Dokumentationsplattform. Es erlaubt neben handschriftlichen und eingetippten Notizen auch die Einbindung verschiedenster Medientypen (Tabellen, Bilder, Audio-/Videoaufzeichnungen, mathematische Formeln) und Dateien (als Link oder Ausdruck). Obschon hauptsächlich für die Bedienung mit Maus und Tastatur ausgelegt, bietet OneNote auch gute Tools für Stifteingabe. Handschriftliche Eingaben lassen sich in Formen, Text und Gleichungen konvertieren. OneNote bietet sehr gute Unterteilungsmöglichkeiten in Abschnitte und Unterordner. Das ist sehr hilfreich bei der Planung und Dokumentation längerfristiger Prozesse. Es unterstützt auch die Versionierung. Damit lässt sich nachverfolgen, wer was geändert oder gelöscht hat. Ausgereift sind auch die Möglichkeiten zum Teilen und zur Freigabesteuerung der Dateien. OneNote ist auf Windows, Mac, iOS und Android als eigenständige Anwendung verfügbar. Vorteil einer solchen installierten Anwendung ist die bessere Hardwareausnutzung und entsprechend bessere Performance. Alternativ gibt es auch eine browserbasierte Variante, allerdings mit reduziertem Funktionsumfang.

Microsoft Whiteboard

Microsoft Whiteboard konzentriert sich beim Funktionsumfang aufs Wesentliche. Das macht die Bedienung sehr intuitiv: Zeichnen, Radieren, Text, Bilder und Formen einfügen – die Funktionen sind selbsterklärend und bedürfen keiner Vorkenntnisse. Whiteboard ist optimiert für Freihand-Eingaben mit Touchscreen und Eingabestiften. Diese kann es auch in Formen oder Tabellen umwandeln. Das Tool bietet ausserdem eine gute Auswahl an Vorlagen aus Bereichen wie Brainstorming, Strategie, Problemlösung oder Projektplanung. Diese gliedern die Arbeitsfläche übersichtlicher und verleihen dem Meeting eine inhaltliche Struktur. Für das Tool existieren eigenständige Anwendungen für Windows, Mac, iOS und Android sowie, analog zu OneNote, eine browserbasierte Version mit eingeschränktem Funktionsumfang.

Google Jamboard

Um Verwirrungen auszuschliessen: Google Jamboard ist der Name von Googles interaktiven Whiteboard-Software, aber auch für das entsprechende Touchdisplay-Whiteboard, welches diese verwendet. Diese Kombination aus Software und einer dafür massgeschneiderten Hardware-Lösung ist einzigartig. Die Software lässt sich aber auch ohne das Jamboard-Touchdisplay verwenden. Sie kann dank sogenannten unterstützenden Zeichentools («assistive drawing») Handeingaben in maschinenlesbaren Text und Formen umwandeln. Es gibt die Jamboard-Software, wie die vorherigen Tools auch, als eigenständige Anwendung (Android und iOS) und als browserbasierte Variante mit leicht unterschiedlichem Funktionsumfang. Das heisst, manche Funktionen (z.B. Assistive Drawing) sind nur in der App, andere (z.B. Versionierung und Änderungsverlauf) nur über den Browser verfügbar. Dank erweitertem Rechte-Management lassen sich Lese- und Editierrechte pro User definieren. Die Boards (auch «Jams» genannt) werden in Google Drive gespeichert. Sie lassen sich auch als PDF oder Bild exportieren.

Miro

Miro hebt sich als unabhängiges Drittanbieter-Tool aus den hier beschriebenen Whiteboard-Lösungen hervor. Es findet grosse Beliebtheit bei Unternehmen aus den Bereichen Web-Design, Marketing, Grafik und Softwareentwicklung. Ein wichtiger Grund dafür ist die breite Auswahl an branchen- und anwendungsspezifischen Vorlagen für Webdesign, Projektmanagement und Arbeitsablauf-Visualisierung. Miro unterscheidet sich von den anderen Lösungen durch seinen browsernativen Ansatz. Es gibt auch App-Versionen für Windows, Mac, iOS und Android sowie eine eigene Anwendung für Windows-basierte Digital-Whiteboards. Im Gegensatz zu Microsoft OneNote, Whiteboard und Google Jamboard ist es bei Miro die Browser-Version, die den grössten Funktionsumfang bietet. Miro bietet eine breite Auswahl an Plugins, mit denen es sich in die Plattformen und Dienste anderer Anbieter integrieren lässt – einschliesslich Microsoft 365 und Google Workspace.

Unterschiede in den Lizenzierungsmodellen

Microsoft OneNote und Whiteboard sind Teil des Microsoft 365 Komplettpakets. Dieses verwendet ein komplexes, modulares Lizenzierungsmodell mit einer grossen Zahl an Plänen und Zusatzoptionen. Google Jamboard ist als App Teil der Google Workspace-Plattform und für Anwender mit Google-Account kostenlos. Ein Google Workspace-Abonnement bietet Usern aber mehr Cloud-Speicher, höhere Teilnehmerzahlen bei Videokonferenzen sowie zusätzliche Remote-Verwaltungs-Möglichkeiten und Support. Miro gibt es als kostenlose Basisversion (3 editierbare Boards) sowie in drei kostenpflichtigen Modellen (Team, Business und Enterprise).

Welches Tool für wen?

Für die erste, kreative Ideenfindung und Brainstormings sind Microsoft Whiteboard und Google Jamboard sehr gute Lösungen. Sie benötigen praktisch keine Einarbeitungszeit und bieten den Anwendern und Anwenderinnen eine begrenzte Auswahl intuitiver Werkzeuge wie Formen, Freihandzeichnungen, Textfelder und die Möglichkeit, Bilder einzubinden. Hier dürfte die Entscheidung primär davon abhängen, ob man bereits in der Microsoft-365- oder der Google Workspace-Plattform verwurzelt ist. Andererseits ist bei Google Jamboard die Eintrittshürde niedriger, da die Software selber kostenlos ist. Die Kombination aus Whiteboard-Software und spezifisch dafür konzipierter Hardware, individuell anpassbare Lese- und Editierrechte, aber auch spezielle Zusatzfunktionen wie der Laserpointer sind bei Jamboard einzigartig und machen es besonders auch für das Bildungswesen interessant. Deutlich weiter im Funktionsumfang gehen OneNote und Miro. OneNotes Stärke liegt in der Strukturierung und den Möglichkeiten, das Besprochene zu dokumentieren, auch über einen längeren Zeitraum hinweg. Auch bei der Einbindung von Multimedia-Dateien und anderen Microsoft-365-Dateitypen hat es die Nase vorne. Miros Kernstärke liegt in der Plattformunabhängigkeit und den fortschrittlichen Funktionen zur Visualisierung: Auch komplexe Arbeitsabläufe, vernetzte Interaktionen oder komplette Webseiten-Mockups lassen sich hier dank einer grossen Auswahl an spezialisierten Vorlagen sehr gut verbildlichen.

Die Unterschiede im Überblick

	OneNote	Whiteboard	Jamboard	Miro
Fokus	Brainstorming, Notizen	Brainstorming, interaktive Workshops	Brainstorming, interaktive Workshops	Brainstorming, Design, Abläufe, Strategien
Komplexität/Einarbeitungszeit	moderat	niedrig	niedrig	hoch
Eingabestift-Zusatzfunktionen:	Formen, Texterkennung, Gleichungen	Formen, Tabellen	Formen, Texterkennung	Formen
Eigenständige Anwendungen	Windows, Mac, iOS, Android (voller Funktionsumfang)	Windows, Mac, iOS, Android (voller Funktionsumfang)	Android und iOS (plattformspezifischer Funktionsumfang)	Windows, Mac, iOS und Android (reduzierter Funktionsumfang)
Browserbasierte Anwendung	Ja (reduzierter Funktionsumfang)	Ja (reduzierter Funktionsumfang)	Ja (plattformspezifischer Funktionsumfang)	Ja (voller Funktionsumfang)
Lizenzierung	Teil der Microsoft 365-Plattform	Teil der Microsoft 365-Plattform	Teil der Google Workspace-Plattform	Bis 3 Boards kostenlos. 3 Lizenzmodelle für Business-Kunden

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