Smart Office: Das Büro der Zukunft ist ein Alleskönner

Im Schnellzugtempo hat sich die Arbeitsweise der Schweizer nachhaltig verändert. Das Resultat: Mehr Menschen arbeiten jetzt "hybrid". Das heisst, sie verbringen einen Teil ihrer Arbeitszeit im Büro und den Rest im Home-Office oder unterwegs. Das klassische Büro muss sich an die hybride Arbeitswelt anpassen – also ergänzen, was im Home-Office fehlt und individuellen Bedürfnissen entgegenkommen. Für den Weg ins Büro gibt es unterschiedliche Gründe. Manche kommen ins Büro, um ungestört zu arbeiten. Andere arbeiten lieber in den eigenen vier Wänden, nehmen aber den Arbeitsweg auf sich, um sich mit dem Team zu treffen. Für die einen ein Treffpunkt, für die anderen ein Refugium – das Büro muss zum Alleskönner werden.

Neue Chancen für Fachhändler

Rund 80% der Büroangestellten geben an, dass sie auch in Zukunft mindestens teilweise im Home-Office arbeiten möchten (GFS, Mai 2020). Als attraktiver Arbeitgeber gilt, wer dem Menschen entgegenkommt und Flexibilität ermöglicht. Leichter gesagt als getan: Unternehmen wissen, wie wichtig dieser Wandel ist. Aber der Weg dahin ist eine Herausforderung. Für Fachhändler eröffnen sich hier viele Chancen.

Das klassische Büro: ein Auslaufmodell

Das klassische Büro bietet allen Mitarbeitenden ihren eigenen Platz. Einzelplätze und Schreibtische belegen den Grossteil der Fläche. Treffpunkte und Meetingräume sind eher ein Nebengedanke, den man bis anhin aus Kostengründen nach dem Prinzip "so viel wie nötig – so wenig wie möglich" verfolgt hat.

Das Büro der Zukunft muss das ergänzen, was im Home-Office fehlt. Es ist ein Ort der Arbeit, aber auch ein Ort der Begegnung. Das Büro steht neu für Austausch, Teamgefühl und gemeinsames Entscheiden.

Es wird kaum je die ganze Belegschaft anwesend sein. Kein Wunder also, dass Desk-Sharing-Büros immer grössere Verbreitung finden.

Desk-Sharing ist ein Teil der Lösung

Beim Desk-Sharing-Modell (auch «Shared Desk» oder «Flexible Office» genannt) haben die Mitarbeitenden keinen festgelegten Arbeitsplatz im Büro. Sie wählen ihren Platz täglich neu aus. Die Bürofläche wird auf diese Weise effizienter genutzt und Leerplätze werden vermieden. Wichtig ist aber, dass man Desk Sharing nur als Teil eines modernen Arbeitsplatzmodells versteht. Wenn der eigene Arbeitsplatz nicht personalisiert werden kann, müssen im Büro Orte geschaffen werden, wo man sich zu Hause fühlt.

Desk-Sharing ist ein Teil eines kompletten Arbeitsplatzmodells, zu dem auch andere Aspekte wie etwa Homeoffice, Kreativräume und Rückzugsorte gehören können.

Quelle: Handelszeitung

Desk Sharing verlangt einen gewissen, organisatorischen Aufwand. Wie stellt man sicher, dass jeder, der gerade im Büro arbeiten will, dafür auch einen Platz hat? Die meisten Quellen unterscheiden zwei Formen des Desk Sharings: Hot Desking und Desk Hoteling.

Hot Desking: Dieses System verwendet keine fest zugewiesenen Plätze. Es gibt auch keine Möglichkeit, sich einen Platz zu reservieren. So entsteht für das Unternehmen kein organisatorischer Aufwand durch die Platzreservierung. Diese Variante eignet sich aber nur, wenn man die Zahl der Anwesenden abschätzen kann oder beschränkt. Das würde den organisatorischen Aufwand aber einfach verschieben.
Desk Hoteling: Hier lassen sich die Plätze in einem softwarebasierten, zentralisierten Management-System im Voraus buchen. Viele Desk-Hoteling-Lösungen integrieren sich in Google Calendar oder den Microsoft-Outlook-Kalender und bieten auch die Möglichkeit zur Buchung von Sitzungszimmern. Hoteling-Systeme bieten maximalen Komfort und Planbarkeit, da die Plätze schon im Voraus gebucht werden können. Solche Systeme benötigen aber einigen Initialaufwand und sind meistens mit Lizenzkosten verbunden. Für Fachhändler, die diese ihren Firmenkunden anbieten möchten, bieten sich hier interessante Geschäftsmöglichkeiten im Rahmen des Lizenzmanagements und der Integration.
Hot Desking mit lokaler Verfügbarkeitsanzeige: Wer sich nicht auf die laufenden Kosten und den Einrichtungsaufwand einer Hoteling-Lösung einlassen will, aber trotzdem signalisieren können will, dass ein Arbeitsplatz oder ein Sitzungszimmer belegt ist, findet in lokalen Verfügbarkeits-Anzeigesystemen eine gute Lösung.

Das Büro der Zukunft wird sozialer

Natürlich muss das Büro weiterhin die Möglichkeit bieten, konzentriert und produktiv zu arbeiten. In Zukunft sehr viel wichtiger wird aber die soziale Komponente: Das Büro soll den direkten Austausch und das Wir-Gefühl der Mitarbeitenden fördern, welche im Home-Office leiden. Auch die Bürokultur selbst muss neu gedacht werden. Gemeinsame Meetings, Pausen und Mittagessen schaffen einen Ausgleich zur Abgeschiedenheit im Home-Office, wenn man die Chance nutzt und ihnen einen teambildenden Event-Charakter verleiht.

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